1. Informacje ogólne
1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników aplikacji Teamee („Aplikacja”), dostarczanej przez Teamee Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Gostyńska 91, 80-298 Gdańsk, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000516036, NIP 9581666282 („Administrator” lub „Usługodawca”) i wchodzi w życie z dniem 14 kwietnia 2025 r.
1.2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.
1.3. Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail: [kontakt@teamee.pl] lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
2.1. Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w następujących celach:
a) Świadczenie usług Aplikacji – w tym tworzenie i zarządzanie Kontem Użytkownika, umożliwianie korzystania z Workspace’ów, wymianę wiadomości, organizację zadań oraz realizację Transakcji (przelewów pieniężnych).Podstawa prawna: wykonanie umowy, której stroną jest Użytkownik (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
b) Rozliczenia finansowe – w tym pobieranie prowizji za Transakcje oraz wystawianie faktur VAT. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z przepisami podatkowymi).
c) Zapewnienie bezpieczeństwa Aplikacji – w tym monitorowanie aktywności technicznej, zapobieganie nadużyciom i reagowanie na zgłoszenia naruszeń Regulaminu. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa systemu i Użytkowników.
d) Komunikacja z Użytkownikiem – w tym odpowiedzi na zapytania, powiadomienia o zmianach Regulaminu lub przerwach technicznych. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na utrzymaniu relacji z Użytkownikami.
e) Cele marketingowe – w tym przesyłanie informacji o nowych funkcjonalnościach Aplikacji, promocjach lub usługach Administratora, wyłącznie za wyraźną zgodą Użytkownika. Podstawa prawna: zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
f) Analiza i doskonalenie Aplikacji – w tym zbieranie anonimowych danych statystycznych o korzystaniu z Aplikacji w celu poprawy jej funkcjonalności. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na doskonaleniu usług.
2.2. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Aplikacji. Brak podania danych uniemożliwia utworzenie Konta Użytkownika lub realizację Transakcji.
3. Kategorie przetwarzanych danych
3.1. Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
- Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, adres e-mail.
- Dane rozliczeniowe: dane do faktur VAT (np. NIP, nazwa firmy, adres), szczegóły Transakcji, numer rachunku bankowego, miasto.
- Dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzeń, dane logowania, informacje o aktywności w Aplikacji (np. czas korzystania, tworzone Workspace’y i inne czynności).
- Dane komunikacyjne: treść wiadomości wysyłanych za pośrednictwem Aplikacji (tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia usług).
- Dane wprowadzone przez Użytkownika: Treści Użytkownika w Workspace’ach (np. pliki, zadania), dane zaproszonych Użytkowników.
3.2. Administrator nie przetwarza danych szczególnych kategorii (np. danych o zdrowiu), chyba że Użytkownik dobrowolnie wprowadzi takie dane do Workspace’u, za co ponosi wyłączną odpowiedzialność.
4. Odbiorcy danych
4.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom:
- Podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, takie jak:
- dostawcy usług hostingowych i chmurowych;
- licencjonowani dostawcy usług płatniczych (w zakresie Transakcji);
Retail Factory 360 Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku 80-236, Al. Grunwaldzka 223, NIP 5842797237, która działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 28 RODO. Retail Factory 360 Sp. z o.o. jest odpowiedzialna za bezpieczne przetwarzanie danych w zakresie realizacji Transakcji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Polityką Prywatności;
- podmioty wspierające wysyłkę e-maili lub powiadomień;
- doradcy prawni lub podatkowi.
- Organy publiczne, gdy wymaga tego prawo (np. urząd skarbowy w związku z fakturami VAT).
4.2. Wszyscy odbiorcy danych działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych lub przepisów prawa, zapewniając odpowiedni poziom ochrony danych.
5. Okres przechowywania danych
5.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres:
- korzystania z Aplikacji – dla danych związanych z Kontem Użytkownika i Workspace’ami;
- niezbędny do realizacji obowiązków prawnych (np. 5 lat dla danych podatkowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości);
- do momentu wycofania zgody – dla danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. cele marketingowe);
- do przedawnienia potencjalnych roszczeń (zgodnie z Kodeksem cywilnym) – dla danych związanych z umową.
5.2. Po usunięciu Konta Użytkownika dane są anonimizowane lub usuwane, z wyjątkiem danych wymaganych przepisami prawa.
6. Prawa Użytkownika
6.1. Użytkownik ma prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych danych;
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), z wyjątkiem danych wymaganych przepisami;
- ograniczenia przetwarzania danych;
- przenoszenia danych do innego administratora;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
- wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem);
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6.2. Wnioski dotyczące realizacji praw można składać na adres e-mail: [kontakt@teamee.pl] lub pisemnie na adres siedziby Administratora
7. Bezpieczeństwo danych
7.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak szyfrowanie danych, firewalle, regularne aktualizacje systemu oraz ograniczenie dostępu do danych, aby zapewnić ich bezpieczeństwo.
7.2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenia bezpieczeństwa danych wynikające z działań Użytkownika (np. udostępnienie hasła) lub cyberataków, pod warunkiem stosowania odpowiednich środków ochrony.
8. Pliki cookies
8.1. Aplikacja wykorzystuje pliki cookies w sposób opisany w Polityce cookies, dostępnej poniżej.
9. Powierzenie przetwarzania danych
9.1. W przypadku gdy Użytkownik (np. administrator Workspace’u) wprowadza do Aplikacji dane osobowe innych osób (np. zaproszonych Użytkowników), działa jako administrator tych danych, a Usługodawca jako podmiot przetwarzający, na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych.
10. Zmiany Polityki prywatności
10.1. Administrator zastrzega prawo do zmiany Polityki prywatności z ważnych przyczyn, takich jak zmiany prawa lub funkcjonalności Aplikacji.
10.2. O zmianach Użytkownicy zostaną powiadomieni z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem poprzez wiadomość e-mail lub komunikat w Aplikacji.